No PmBok – Quarta Edição – fiz uma busca pela palavra “Escopo” e foram listadas mais de 500 ocorrências. O que podemos concluir? Que a palavra é importante! Tão importante que é utilizada em projeto, produto, programas e portfólio. Cada um tem seu escopo.

Focando em projeto, acredito que o escopo seja a alma do mesmo, o que descreve e motiva a sua existência. Como a alma, o escopo é provido de emoções e sentimentos que podem (normalmente são) modificados ao longo de sua vida. Infelizmente, isso não é bom para muitos gerentes de projetos, que tem o papel de controlar e verificar o escopo. O que NÓS podemos fazer para evitar essas mudanças?

Abro aqui um parêntesis para a palavra “NÓS” em destaque acima. O nós não diz respeito somente ao GP e sua equipe, mas sim todos os envolvidos, principalmente cliente e patrocinador. Pois a mudança de escopo parte normalmente do cliente. Afinal, são eles que definem o escopo. O GP deve apenas auxiliar no desenvolvimento do termo de abertura e na definição do escopo. Mas a palavra final é do cliente.

Diante do exposto, primeiramente, o entusiasmo deve partir do cliente. Ele, juntamente com seu setor, deve acreditar na grandiosidade do projeto, em seu lado extraordinário, em sua importância para os negócios da empresa. Precisando indicar pessoas comprometidas, capacitadas em definir o escopo e em colocar no papel sua necessidade.

O GP precisa identificar o perfil do cliente: – possui tempo disponível? É do tipo formal? Qual comunicação deve ser utilizada? Qual a sua expectativa? Como ele costuma controlar os projetos? E com essas respostas guiar a melhor maneira de extrair as informações técnicas, emocionais, positivas, negativas e criativas expostas pelo cliente. O GP não deve apenas pensar no lado técnico do produto, mas também no perfil do cliente. Como ensinado no CRM, cada cliente tem sua característica. Esse papel do GP é fundamental para o sucesso do projeto.

E onde entra o escopo? O GP define como gerenciar o mesmo: métodos ágeis? PmBok? Guiado por Funcionalidade? Por processo?  Lembre-se que cada um tem seus prós e contra. Diante dessa definição, acordada juntamente com o cliente, podemos ou não alterar o escopo durante o projeto, seguindo os passos definidos no início. Afinal, a intenção é a mesma: entregar o produto funcional, com qualidade, atendendo as expectativas do cliente.

Forte Abraço!

Post publicado simultaneamente em Qualidade Manaus.

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