Calma, não vai pensando que encontrou a fórmula mágica! Até porque ela não existe ou se existe está muito bem guardada. O objetivo do post é apresentar um exemplo de passos até o aceite de um programa.  Os conhecimentos foram desenvolvidos através de conversas com a equipe em meu local de trabalho e consulta a literatura de GP.

“Um programa é definido como um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente”
PMBOK, 4º Ed.

A principal dificuldade é conseguir “vender” uma visão comum para todas as partes do programa, ou seja, para os patrocinadores dos projetos. Até porque o programa vem para juntar o que há muito vinha separado, podendo compartilhar recursos e alinhamento com os objetivos estratégicos.

Projeto - Programa
Projeto - Programa

Por onde começar? De baixo para cima ou de cima para baixo? (tempo para pensar).
Ok, começamos pelo meio. Vamos aos passos.

1) Conversa informal

Quando o cliente não vai até você, consiga uma oportunidade de conversa informal com ele, colete algumas informação e venda a sua idéia do programa. Siga em frente somente se tiver sucesso nesse passo. Ou seja, o cliente mostrou interesse e abriu as portas para você.

2) Definir objetivo

– Buscar as intersecções entre as diversas partes. O que cada um está fazendo que o outro pode utilizar? Para isso, exige uma série de entrevistas com as pessoas chaves de cada área, o que é muito difícil, pois determinadas pessoas são avessas a mudanças e não compartilham informações. Pra que mudar? Encontramos a primeira barreira!

Nós, como Analista de negócios ou Gerente de Projetos, temos que nos virar para coletar as informações e juntamente com o patrocinador começar a plantar a semente do programa: o seu objetivo.

3) Identificar os níveis

– Verifique os envolvidos em todos os níveis. Às vezes é melhor começarmos com a área técnica, pois eles já conhecem em parte o dia a dia de seus usuários, de acordo com cada tipo de empresa. Caso seja no Governo, o número de níveis pode ser bem maior.

4) Procurar aliados

– Diante da complexidade de níveis, quanto maior o número de aliados, melhor. Sem preconceito, mas preferindo as pessoas que tem influência no negócio.

5) Identificar ponto focal, representante do cliente.

– Onde todo mundo decide, não se chega a lugar nenhum. Essa pessoa deve convocar representante das áreas, participar das reuniões, organizar informações dos diversos setores e projetos, decidir e passar para o nível decisório acima. Nesse momento, não colete muitas informações, isso poderá ser feito após o aceite do programa.

6) Amadureçer as idéias

– Finalizado a coleta macro. É isso mesmo? Podemos seguir em frente? Os projetos listaram todas suas dificuldades? Os projetos conhecem como devem interagir e sabem dos benefícios de agir integrado? Nesse momento, os envolvidos devem estar alinhados, com um horizonte comum, falando a mesma língua.

7) Mapa mental de cada parte do programa

– Um mapa mental pode ser utilizado para apoiar a apresentação e entendimento das idéias, diante do objetivo central. Crie ramos para os projetos, indicando seu papel dentro do programa.

8) Entender o estado atual

– Sem perder muito tempo, relembre o cliente suas atividades fins, como elas estão sendo realizadas e algumas dificuldades de trabalhar isoladamente dos outros setores. A representação com uma Cadeia de Valor, através de uma figura, pode ajudar.

9) Definir onde chegar

– Diante do estado atual, proponha uma infraestrutura de funcionamento do modelo de negócio, indicando os benefícios do mesmo. Esboce um modelo de integração no qual todos devem estar alinhados. Uma figura com o cenário proposto pode ajudar.

10)  Liste a metodologia de trabalho

– O cliente precisa saber que o sucesso do Programa não tem uma fórmula mágica, mas um método de trabalho para atingir o objetivo traçado. Para o sucesso, a metodologia precisa ser seguida. E isso vale para as mudanças que podem aparecer.

11)  Desenvolver EAP (Estrutura Analítica de Projeto)

– Mostre os pacotes de trabalho, distribuidos entre as fases do programa. O cliente entenderá que muito trabalho deverá ser realizado (ou não), justificando assim um investimento no programa. O cliente deve perceber que você tem a organização necessária para a execução do programa, passso a passo.

12)  Apresentar… Armas!

– Diga a sua produtividade. Diga o que você oferece. Se possível, mostre casos de sucesso. Transmita confiança. Nesse momento o cliente deve entender que você é a solução para os problemas.

13)  Assinatura

– Apresente novamente, com o mesmo entusiasmo e com todos os aliados, para a pessoa que assina o programa. O patrocinador principal, aquele que investe o dinheiro. Torça por sua assinatura, oficializando o aceite.

Com o aceite da proposta, organize os documentos e padronize o acompanhamento dos projetos. Mantenha o patrocinador informado sobre a situação de todos os projetos do programa. O sucesso do programa vai depender do sucesso dos projetos que o compõe.

Bastante atenção para o gerenciamento de mudanças. Crie uma definição de quem poderá solicitar/aprovar as mudanças, deixando claro o impacto da mesma para o projeto e conseqüentemente para o programa.

Post publicado simultaneamente em Qualidade Manaus.

Contribua com seu comentário. Será bem vindo(a)!

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s