“… a stakeholder in an organisation is any group or individual who can affect or is affected by the achievement of the organisation’s objectives…” Freeman (1984, p. 46) – Project Management Journal – Vol 41

O Gerente de Projetos passa grande parte do seu tempo medindo o desempenho do projeto e se comunicando com os stakeholders. No plano de gerenciamento das comunicações do projeto, tem a atividade identificar as partes interessadas, que, se você não fizer bem, pode acarretar complicações no futuro do seu projeto.

Apenas identificá-los não é o suficiente. Você deve conhecer suas expectativas e características de cada parte interessada, traçando o perfil. As perguntas mais simples são: Tem poder de decisão? Tem interesse no projeto? Com essas essas respostas o GP já consegue identificar como deve tratar cada Stakeholder naquele momento do projeto. Mas como assim “naquele momento”? Lembre-se que os stakeholders são organismos providos de sentimentos. A sociedade muda constantemente o seu interesse. O cliente pode passar de apoiador para detrator do seu projeto, se não for bem gerenciado. Ou seja, mapeie constantemente as características dos interessados, mantendo que for interessado sempre interessado e tentando trazer os desinteressados (mas com poder) para apoiar seu projeto.

Como exemplo, fiz uma breve planilha com um gráfico. Identificamos nele qual o perfil que prevalece entre os stakeholders, permitindo presumir se um projeto é complexo (muitas ações!) ou não no que diz respeito a comunicação. Importante que essas informações sejam mantidas em sigilo, visto que, são informações sensíveis a cada parte interessada, e ninguém gostaria de saber que é visto como um detrator de um projeto. Compartilhe apenas com quem fará bom uso delas para o trabalho.

Gerenciamento de Stakeholders

Eu adiciono a essas informações o perfil “pessoal” de cada um, que consiste em descrever o stakeholder: “-Quais são suas preferências: gráfico ou relatórios; É exigente; Prefere reuniões mensais; É formal; Aceita brincadeiras; etc”. Registrando-as para consulta futura. Apesar de parecerem simples, essas informações são importantes para o GP, principalmente antes de uma reunião ou quando um novo gerente de projetos assume a responsabilidade pelo trabalho.

Temos ainda outro fator que facilita o trabalho é manter o registro das ações realizadas com cada parte interessada. “Quais informações foram passadas? O que ficou decido? O Cliente reclamou de algo recentemente? Alguma pendência?”. Pois repetição de informações deve ser evitado, a não ser para tirar dúvidas ou frisar uma informação. Para isso, não precisa ser um sistema complexo de controle. Uma planilha excel atende. Confira o exemplo.

Ações - Stakeholdes
Ações – Stakeholders

Gerenciar as Partes Interessadas tornou-se tão crucial para o projeto que o PMI criou um capítulo no PMBok dedicado apenas para esse tema.

Por conseguinte, não entre para a estatística dos projetos que falham por conta da comunicação. Com simples atitudes você consegue gerenciar seus Stakeholders, bem como suas expectativas, finalizando seu projeto com sucesso.

 

2 comentários em “Expectativas dos Stakeholders: fator crítico de sucesso nos projetos

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