Sabe aquele ditado: “o que o fulano fala não se escreve!”? Pois é, esqueça-o em gerenciamento de projetos. O que o cliente fala você deve escrever! Gerenciar também é escrever!

Digo isso pelo seguinte: durante todo a andamento do projeto, reuniões e mais reuniões são realizadas, palavras são ditas, decisões são tomadas, orçamento são aceitos e prazos são negociados. Mas o papel do GP ou de seu apoiador não pode parar por aí. As informações devem ser registradas! Seja em ata, documento do Word, e-mail, sistema integrado, mp3, papel, etc. Ou seja, algo que seja recuperável. Entra então a habilidade do GP em escrever informações claras, sem gerar dúvidas, sobre as decisões tomadas. Após a finalização do documento, o mesmo deve ser “assinado”, ou validado, pelo cliente. Sempre transmitindo para todos os envolvidos.

Esse tipo de atitude, apesar de parecer um pouco chata, faz-se necessário para evitar dores de cabeça num futuro bem próximo. Questões cruciais deverão ser respondidas com respaldo: “Quem aprovou esse documento? Quando?”, “O cliente deu ciência da alteração do custo e do prazo?”, “O cliente sabe que esse requisito não será atendido?”, “Quem definiu esse layout, o cliente aprovou?”. Entre outras coisinhas mais.

Já que é para fazer vamos fazer bem feito. Mas sem exageros. Nada de textos muito longo, com muitas informações ou assuntos misturados. O corpo do documento tem que representar o que o título indica. Temos que ser o mais objetivo possível. Isso nos ajudará na passagem de informação, também, para equipe do projeto e em caso de uma auditoria (“Cadê o registro?”).

Apesar de sabermos que, mesmo assinado em documento, um cliente pode “bater o pé” e falar que determinada mudança é necessário, a gerência de modificações no documento mostrará por quais andanças o projeto passou.

Por conseguinte, escrever bem e armazenar essas informações deve fazer parte da característica de um bom Gerente de Projetos.

Forte Abraço!

Contribua com seu comentário. Será bem vindo(a)!

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s