Nesses últimos meses tenho percebido na pratica a importância de se ter um EGP (Escritório de Gerenciamento de Projetos) ou PMO (Project Management Office) em sua vida. A primeira e principal mudança em meu ano foi a paternidade. Pai de primeira viagem! Tive que reorganizar muitos hábitos e costumes para acompanhar a esposa, comprar as coisas para a filha, montar seu quarto, exames, e por aí vai. Cronograma apertado e marcos bem definidos! Mas não podia deixar de lado os compromissos com trabalho, treinamentos, família, amigos, casa, empresa, voluntariado, eventos, futebol. E agora? A gente se pergunta: Qual a prioridade? Terei recursos para fazer o que pretendo? Tempo? Quando vai sobrar dinheiro novamente? Quando eu vou jogar futebol? E as pessoas envolvidas entenderão? Posso delegar algo? Perguntas e mais perguntas sobre o meu dia a dia.

Nesse cenário de inúmeros projetos, constante mudança, riscos, compartilhando por muitas vezes os mesmos recursos (escassos), que o Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) se encaixa perfeitamente. Nele, o Gerente do EGP deve ter uma visão única e clara de todos os projetos em andamento, e, dependendo do seu papel na empresa, decidir as ações necessárias sobre os projetos.

Há vários tipos de estruturas de PMO e elas variam em função do seu grau de controle e de urgência nos projetos, e até por conta da maturidade da empresa, tais como:

  • De suporte: desempenham um papel consultivo nos projetos, fornecendo modelos, melhores práticas, treinamento, acesso a informações e lições aprendidas com outros projetos. Este tipo de PMO atua como um repositório de projetos. O nível de controle exercido pelo PMO é baixo.
  • De controle: fornecem suporte e exigem a conformidade através de vários meios. A conformidade pode envolver a adoção de estruturas ou metodologias de gerenciamento de projetos usando modelos, formulários e ferramentas específicas, ou conformidade com a governança. O nível de controle exercido pelo PMO é médio.
  • Diretivo: Os PMOs diretivos assumem o controle dos projetos através do seu gerenciamento direto. O nível de controle exercido pelo PMO é alto.

E a priorização de projetos? Acredito ser uma as principais atividades do EGP (Diretivo). Pois é uma dificuldade que as organizações enfrentam: muitos projetos para poucos recursos. Nesse momento o EGP auxilia para coletar informações sobre o projeto, tais como: prazo de execução, custo, Payback, riscos, estratégico/não estratégico, retorno financeiro, etc. De posse dessas variáveis, decidir com o corpo diretivo, quais projetos escolher de acordo com a estratégia empresarial de curto/médio/longo prazo.

Utilizando ainda o exemplo da gestão dos projetos em meu dia a dia, devemos deixar bem claro o papel do PMO para ele não ser estritamente operacional. Pois, imagina por exemplo se ao invés de delegar eu tentasse consertar meu ar-condicionado? Ou produzir os doces e salgados da padaria? Seria um desastre! Mas eu não posso acreditar sempre que os responsáveis irão fazer as suas atividades. Por isso, como PMO, diariamente devo verificar se o que foi previsto ser realizado foi efetivamente realizado, nos padrões definidos, utilizando os recursos. Se não fizer isso, a principal parte interessada em minha vida (minha esposa rsrs) vai puxar minha orelha.

Nesse sentido, o PMO deve focar nas iniciativas críticas, acompanhando suas entregas; definir processos simples e inteligentes para a execução dos projetos, implantando processos em busca de progresso; fortalecer o talento e a capacidade das pessoas que estão envolvidas no projeto, com as pessoas certas, para execução dos processos e entrega das iniciativas; E, encorajar a cultura da mudança, pois o projeto existe para mudar algo e o PMO pode criar esse cenário.

Os projetos tem se mostrado cada vez mais desafiadores e com ajuda do PMO, pode-se entregar mais resultados constantemente, priorizando ações certas e não provocando rombo no orçamento. Como posso medir se estou no caminho certo? Perguntando para quem usa o meu PMO: esposa, filho, chefe, amigos, funcionários, alunos. Caso eu não esteja entregando o que eles esperam, as divergências começarão a acontecer. Para isso, tenho que contar com um time muito bom de pessoas, tanto no aconselhamento para os melhores caminhos, quanto executando as atividades que tenho solicitado.

Depois de ler esse pequeno relato sobre PMO, muitos vão perceber que já são Gestores de Escritório de Projetos e Gerentes de Projetos. Colocando isso no papel de forma planejada, irão perceber que muita coisa ainda pode ser melhorada e os recursos melhor utilizados.

E você? O que achou? Compartilhe com a gente sua experiência!

Forte abraço!

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