Atingimos a nona disciplina no nosso curso de mestrado em Engenharia de processos – UFPA *. Como em todo e qualquer curso, as equipes vão se repetindo ao longo das disciplinas e a maturidade vai aumentado. Nessa disciplina – introdução a nanotecnologia – o professor passou o trabalho na segunda-feira a noite, para ser entregue na sexta-feira seguinte: apresentação PPT e entrega escrita do trabalho em formato de dissertação. Desafio dado!

Nossas aulas são durante a noite, visto que a maioria trabalha durante o dia. E agora? Quando conseguiríamos nos reunir para fazer o trabalho? Na madrugada? Fora de cogitação. A opção foi por utilizar um documento compartilhado na Google Drive, onde todos pudessem trabalhar em paralelo, literalmente, sobre o mesmo documento.

Sobre o Google drive: Ferramentas para ajudar você a realizar tarefas. Crie novos documentos, planilhas e apresentações por conta própria ou compartilhe e colabore com outras pessoas em tempo real. Todas as alterações são salvas automaticamente no Google Drive. Não existe um botão “Salvar”. Informações: https://www.google.com.br/drive/apps.html

Mas a escolha da tecnologia foi apenas parte do trabalho. A agilidade do trabalho em equipe foi fundamental para atingimento do resultado. (A membros da minha equipe ficam “tirando onda” pois sou Scrum Master hahah. Mas acabei usando também esse conhecimento). Vamos lá:

  • Criamos o documento na nuvem do Google. Para isso, bastar ter uma conta no Gmail e acessar o Google Drive, conforme abaixo.Acesso Google Drive.png

 

  • Definimos os cincos tópicos principais, dentro do documento na nuvem.

Topicos no Doc do Google Drive.png

Nesse momento, o documento já está na nuvem e pode ser editado por qualquer pessoa que recebeu o link e a liberação para edição. Existe situação que o usuário pode apenas consultar, sem editar.

  • Cada membro da equipe, de forma voluntária, escolheu qual tópico iria trabalhar

Uma das principais características do trabalho com agilidade é a autonomia. Cada membro, de acordo com sua capacidade, escolhe no que pode contribuir com o trabalho.

  • O modelo de documento e método de pesquisa foi definido. Todo o conteúdo deveria ter uma fonte informada no final do trabalho.

Cada membro, conforme o tópico escolhido, foi inserindo no documento o conteúdo relacionado, onde todos podiam acompanhar essa evolução instantaneamente.

  • Eu fiquei com a parte da apresentação em Power Point, que seguiu o mesmo masso acima.

Com tudo divido, responsáveis definidos, a execução começou.

Nosso sprint foi de 3 dias e meio. Não houve a necessidade de um quadro Kanban, pois como o documento era compartilhado, todo mundo via o que cada um estava fazendo. E, além de você desenvolver sua parte, você já fazia alinhado com o que o membro da sua equipe. Caso não concordasse, usava o próprio bate-papo do Google para conversar com o colega e propor a correção ou melhoria do documento. Tudo de forma bem colaborativa e em tempo real. Quando todos disseram “OK”, o trabalho foi impresso.

Essa maneira de trabalho ajudou ainda a outra variável imposta pelo professor: ele iria escolher o “apresentador” na hora. Não sabíamos quem seria e escolhido! E deixar para aprender sobre o trabalho todo, horas antes da apresentação, poderia ser um desastre.

Na apresentação em Power Point, a dinâmica foi a mesma. O responsável escolheu o design, tópicos principais e conteúdo dos slides, mas todos os participantes do grupo puderam acompanhar e ajustar a apresentação em tempo real.

Nada de pen-drive. Nada de salvar versões. Nada de ter uma pessoa para juntar as partes desenvolvidas por cada um. Nada de trabalho perdido. Nada de vírus. Nada de passar a apresentação para o computador que tem o DataShow. Tudo estava na nuvem, com  backup, acessível de qualquer lugar do mundo.

A tecnologia certa alinhada com uma equipe que sabe trabalhar em conjunto, gera resultados extraordinários. Essa foi a nossa nota “E”. Excelente!

* Escolhi compartilhar com vocês essa experiência, pois acredito que esse cenário possa ser cada vez mais comum, tanto na execução de trabalhos pessoais como na execução de grandes projetos.

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