Diante de todo desafio da transformação digital, incertezas e tempos de isolamento social, tenho percebido que as empresas que trabalhavam através de processos fizeram uma transição mais suave para esse novo cenário.

Mas por quais motivos ainda temos tantas organizações com dificuldades nessa transição? Antes de mais nada, é importante deixar claro que não tem uma bala de prata para a gestão, seja ela funcional ou por processos. O mais importante nisso tudo é o resultado obtido com os recursos disponíveis.

Silos empresariais

As estruturas empresariais funcionais (vendas, produção, desenvolvimento, marketing, etc.) ainda trabalham com a visão estritamente de seu setor. Começa aqui um dos principais motivos. Quando essas barreiras começarem a ser quebradas, processos sendo vistos de ponta a ponta, onde setores sabem sua importância para o resultado da empresa e tornam isso mais claro, a gestão de processos começa acontecer.

Mapeamento X Gerenciamento de processos

O Mapeamento de processos é uma abordagem metodológica que visa mostrar como a empresa funciona, suas ligações, atores, processos e atividades. Ter seus processos mapeados não garantem vantagem competitiva se forem apenas meros desenhos na parede de sua sala ou em seu sistema de gestão. O gerenciamento é o uso desses insumos para permitir o avanço da empresa, através de análise e decisões ágeis sobre o como a empresa vai agir operacionalmente a uma crise. Isso envolve liderança.

Liderança na gestão por processos

A liderança precisa perceber e valorizar a importância da gestão por processos e evitar o máximo possível “atravessar a banda”. Havendo a necessidade de criação de atalhos, que esses atalhos sejam devidamente justificados e mapeados, sendo requisições de mudanças para o processo existente. Processos não são imutáveis. Infelizmente algumas empresas tem medo de mudança e seus processos acabam sofrendo com isso. Como? Sendo meros documentos para suporte a uma auditoria, por exemplo. Deve-se priorizar a liderança pelo exemplo.

Ausência de indicadores e performance

A falta de clareza de como os processos são medidos e seu impacto para o negócio prejudicam a adoção de uma abordagem de gestão. Qual o resultado esperado para determinado processo? Aumentar a capacidade, reduzir tempo, aumentar o faturamento? Melhoramos ou pioramos após uma mudança? Essa mudança foi efetiva? Saber o objetivo do processo é essencial para definir seu escopo e quais atividades entregam valor para ele e para os processos seguintes.

Quem é o “pai” da gestão por processos na empresa?

Toda e qualquer coisa nova que surge na empresa sempre querem colocar um “pai”. Na gestão de processos não é diferente. As vezes fica com o setor de qualidade. Outras vezes fica com a equipe de TI. “Lá vem mais uma invenção!”. Enquanto ficaram achando que é uma iniciativa de um setor a adoção será bloqueada por muitos. Não deve ter um pai. Deve ter pessoas de diversos setores engajadas na melhor forma de gestão para seu cenário.

Para as grandes empresas que tiveram que se adequar ao Home Office, por exemplo, caso seus processos estivessem maduros, definidos, juntamente com as pessoas que interagem com eles, seria meramente uma mudança de local e os resultados tenderiam a ser iguais ou melhores que realizados fisicamente. Já o caso contrário, poderiam ter colaboradores aguardando a demanda de seu gestor para saber o que fazer no dia.

Usando como exemplo os restaurantes de pequeno porte que tinham como fonte principal a venda física no balcão. Sua capacidade normalmente era definido pela quantidade de mesas disponíveis, juntamente com a agilidade e cortesia dos atendentes. Em tempos de isolamento social eles decidem vender pela internet. Caso ele não tenha a capacidade clara de seus processos produtivos essa transição pode ser mais difícil de acontecer.

Por isso, não é apenas sobre ferramentas e métodos, mas sim sobre transformação organizacional, pessoas, cultura, da maneira como enxergamos, nos importamos e realizamos nosso trabalho. A gestão por processos não é a salvação mas pode contribuir muito para outras transições que o mercado irá impor.

Forte abraço!

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